Open-plan office จะอยู่หรือจะไปหลังโควิด-19

21 August 2020 | TCDC | MARKETING

สิ่งแรกที่ทุกคนนึกถึงเมื่อรัฐบาลประกาศคลายล็อคดาวน์และเมื่อเราทุกคนต้องกลับไปนั่งทำงานร่วมกันในออฟฟิศอีกครั้ง ไม่ใช่แค่เพียงเมื่อไหร่รัฐบาลจะประกาศคืนวันหยุดให้แก่ประชาชน แต่เป็นการตั้งคำถามที่ว่า 

 

‘เราพร้อมจะอยู่ร่วมกันในออฟฟิศอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดการระบาดของโควิด-19 อีกระลอก?’ 

 

สเปซของออฟฟิศแบบ open-plan ที่เรานั่งอยู่ร่วมกันแบบไม่มีอะไรมากั้น ทำให้เกิดความหวาดระแวงถึงความไม่ปลอดภัยในด้านสุขอนามัยทั้งของตัวเราเองและของเพื่อนร่วมงาน ถ้าเราจะต้องอยู่ร่วมกันไปแบบนี้เป็นเวลาวันละ 8 ชั่วโมงเป็นอย่างต่ำ ยังไม่นับรวมถึงการที่เราต้องเจอะเจอกับคนอื่นๆ ในช่วงเวลาของการเดินทางไปออฟฟิศ นี่ทำให้เราเกิดคำถามในใจขึ้นหลากหลาย ใครนะเป็นคนคิดจัดวางผังออฟฟิศแบบเปิดโล่งแทนที่จะมีอะไรมากั้น มันกลายมาเป็นเทรนด์ทั่วโลกได้อย่างไรกัน หรือเราควรกลับไปนั่งในคอก (สเปซที่มีฉากกั้น) แบบเดิมดี หรือท้ายสุดแล้วเราควรจะนั่งทำงานที่บ้านกันตลอดไป ออฟฟิศแบบ open-plan จะอยู่รอดหรือจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังเกิดโควิด-19


 

Open-plan office มีที่มาที่ไปอย่างไร

ถึงแม้ออฟฟิศแบบ open-plan ไม่ได้มีคำจำกัดความที่ตายตัวชัดเจน แต่ส่วนใหญ่เรามักใช้กล่าวถึงการจัดผังเฟอร์นิเจอร์ในออฟฟิศที่แทบจะไม่มีฉากกั้นหรือมีแผงกั้นระหว่างกันน้อยมาก เป็นรูปแบบตรงกันข้ามกับการจัดว่างโต๊ะทำงานที่มีความเป็นส่วนตัวสูง มีฉากกั้นให้แต่ละคนทำงานอยู่ในพื้นที่สี่เหลี่ยมของตัวเอง (cubicles) 

การจัดวางออฟฟิศแบบ open-plan นี้เริ่ม­เกิดขึ้นตั้งแต่ก่อนช่วงปี ค.ศ. 1950 ซึ่งในยุคสมัยนั้นมีการจัดโต๊ะทำงานเรียงกันเป็นแถวยาวให้แก่ผู้ที่ทำงานประเภทเสมียน ช่างเทคนิค หรือผู้ที่ทำงานประเภทที่ทำซ้ำๆ ในรูปแบบเดียวกันนั่งด้วยกัน เป็นเทรนด์การจัดออฟฟิศที่เริ่มต้นขึ้นในงานประเภทวิศวกรรมอุตสาหการเพื่อค้นหารูปแบบการวางผังสำนักงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด นำโดยเฟรดเดอริก วินสโลว์ (Frederick Winslow) และเฮนรี่ ฟอร์ด (Henry Ford) 

ในทศวรรษต่อมา ทีมทำงานชาวเยอรมันได้พัฒนารูปแบบการจัดเฟอร์นิเจอร์ในออฟฟิศขึ้นเป็นรูปแบบใหม่เรียกว่า ‘การจัดภูมิทัศน์ของสำนักงาน (office landscape)’ ซึ่งประยุกต์วิธีการใช้เฟอร์นิเจอร์รูปแบบเดิมของออฟฟิศ เพียงแต่เปลี่ยนตำแหน่งใหม่ เพิ่มแผงกั้นแบบโค้ง กระถางต้นไม้ขนาดใหญ่ และจัดกลุ่มให้โต๊ะทำงานของผู้ที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเข้าด้วยกัน โดยเปิดเผยให้มองเห็นทั่วถึงกันทั้งชั้น

1. A sea of cubicles, 2. Secretary, 3. Office landscape
ที่มา : A sea of cubicles. Source: Wikipedia, 1930s receptionist. Source: Everipedia., Office landscape. Source: Wikipedia.

หลังจากเศรษฐกิจตกต่ำในปี ค.ศ. 2008 การจัดผังออฟฟิศแบบ open-floor plan กลายมาเป็นที่นิยมอย่างรวดเร็วเนื่องจากช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและสามารถจัดที่นั่งให้พนักงานจำนวนมากมารวมกันอยู่ในออฟฟิศขนาดเล็กได้ แต่ทว่าผลลัพธ์ที่ได้กลับกลายเป็นผู้คนในออฟฟิศกลับพูดคุยกันน้อยลงถึง 70 เปอร์เซ็นต์ เนื่องจากเกิดความเกรงใจว่าจะรบกวนสมาธิในการทำงานของผู้อื่น ในขณะเดียวกันยังกลัวคนในออฟฟิศได้ยินในสิ่งที่ตนพูด ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้กลับกลายเป็นผิดไปจากความต้องการหลักๆ ของสถาปนิกผู้นำเทรนด์ในการออกแบบจัดผังแบบ open-plan ออฟฟิศ อย่างแฟรงค์ ลอยด์ ไรท์ (Frank Lloyd Wright) ซึ่งต้องการเพิ่มให้มนุษย์มีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันและยังสามารถเข้าถึงความเป็นธรรมชาติแม้ตัวจะนั่งอยู่ในออฟฟิศ อย่างเช่นผลงานการออกแบบที่ไรท์ออกแบบอาคารสำนักงานจอห์นสัน แว็กซ์ (The Johnson Wax Offices) โดยดีไซน์ให้เสาแต่ละต้นเปรียบเสมือนต้นไม้และเปิดช่องแสงเหนือฝ้าให้แสงธรรมชาติลอดต้นไม้จำลองเข้าสู่ตัวอาคาร อีกทั้งการจัดผังที่นั่งแบบเปิดนี้ยังทำให้เกิดการหมุนเวียนของอากาศดีกว่าแบบแผงกั้นอีกด้วย

4. The Johnson Wax Office
ที่มา : The Johnson Wax office. Source: Dezeen.

เมื่อองค์ความรู้และประสิทธิภาพของการจัดผังออฟฟิศได้ถูกพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเมื่อเทคโนโลยีก้าวเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงานในระบบออฟฟิศช่วงปลายศตวรรษที่ 20 หลายบริษัทได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดวางเฟอร์นิเจอร์ในสำนักงานให้มีทั้งรูปแบบผสมผสานแบบ open-plan กับระบบแผงกั้น การจัดเป็นพื้นที่เฉพาะสำหรับการทำงานเฉพาะประเภทใดประเภทหนึ่ง (work station) การจัดพื้นที่สำหรับการทำงานเฉพาะเป็นกลุ่ม (group workstations) พัฒนาไปจนถึงเป็นรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดที่นั่งของพนักงานแบบตายตัว พนักงานสามารถสลับสับเปลี่ยนที่นั่งของตัวเองเพื่อที่จะนั่งทำงานตรงไหนก็ได้ในออฟฟิศตราบใดที่ยังมีโต๊ะทำงานที่ว่างออยู่ ซึ่งอย่างหลังนี้มีทั้งระบบการจัดการเป็นแบบใครมาก่อนได้โต๊ะก่อนหรือสามารถจองที่นั่งออนไลน์ไว้ล่วงหน้าได้ (hoteling, alternative officing, hot desking)

5. WeWork’s hot desk

ที่มา : WeWork’s hot desk. Source: WeWork

 

แพลน แพลน แพลน วางแผนการจัดการกับพื้นที่ทำงานหลังโควิด-19 อย่างไรดี?

หากแต่ว่าออฟฟิศแบบ open-plan ที่แรกเริ่มเดิมทีต้องการที่จะพัฒนาความสัมพันธ์ของผู้ร่วมงานให้เป็นไปในทิศทางที่ดีต่อกันและได้ทำงานใกล้ชิดกันมากขึ้น ก่อให้เกิดคำถามสำคัญในช่วงที่โควิด-19 ระบาด เพราะว่าเป็นรูปแบบที่เพิ่มความเสี่ยงในการแพร่ระบาดของไวรัสมากที่สุดเนื่องจากทุกคนต้องใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกัน แม้ว่าจะมีการจัดการระยะสั้นเพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่ไวรัส เช่น พนักงานทุกคนต้องใส่ผ้าปิดปากตลอดระยะ
เวลาทำงาน การเว้นระยะห่างออกจากกัน การตั้งฉากกั้น 

แต่จากรายงานการวิจัยของสถาบันเอ็มไอที (Massachusetts Institute of Technology) พบว่าเมื่อมีการจามหรือไอ ละอองที่เกิดขึ้นจะสามารถกระเด็นไปไกลได้ถึง 27 ฟุต ซึ่งไกลกว่าการเว้นระยะห่างที่เราทำกันอยู่ตอนนี้ และอีกงานวิจัยของวารสารทางการแพทย์นิวอิงค์แลนด์ (New England Journal of Medicine) ยังสมบทด้วยว่า ไวรัสโควิด-19 ยังสามารถอาศัยอยู่บนพื้นผิวที่ไม่มีการซึมได้อย่างพลาสติก เป็นเวลามากถึง 3 วัน ดังนั้นการกลับมาใช้ของใช้ในสำนักงานรวมกัน เช่น เครื่องชงกาแฟหรือแม้แต่ลูกบิดมือจับประตู ยังเป็นโอกาสที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อของไวรัสได้
 
การวางแผนระยะยาวมากขึ้นจึงมุ่งเน้นไปที่การจัดวางระบบผลัดเปลี่ยนกันเข้าทำงานและลดการพบปะเจอกันของพนักงานในออฟฟิศให้น้อยลงให้ได้ การแบ่งกะผลัดเวรกันเข้าทำงาน การลดเส้นทางเข้าออกและตั้งจุดตรวจวัดอุณหภูมิ การจัดระบบทางสัญจรในออฟฟิศใหม่ ไปจนถึงการจำกัดจำนวนผู้ที่รอใช้สอยลิฟท์ 

ตัวอย่าง ออฟฟิศวีเวิร์ค (WeWork) ทำการลดจำนวนที่นั่งในบริเวณเลาจน์และห้องประชุม ออกแบบทางสัญจรในออฟฟิศเป็นการเดินทางทางเดียว และกำหนดมาตรการเพื่อเว้นระยะทางสำหรับลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการซึ่งมีมากถึง 600,000 คน หรือจะเป็นออฟฟิศอูเบอร์ (Uber) ในซานฟรานซิสโก มีแพลนที่จะให้พนักงานกลับมาทำงานโดยหมุนเวียนกันเข้าออฟฟิศได้เพียงคราวละ 20 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนพนักงานทั้งหมด

 

การกลับมาของอ่างล้างมือหรือจะออกแบบออฟฟิศให้เหมือนกับโรงพยาบาล

การวางแผนในปรับปรุงรูปแบบจึงมีทั้งแผนที่เน้นไปที่การจัดการทำความสะอาดและฆ่าเชื้อโรค อย่างการขอความร่วมมือพนักงานในการล้างมือก่อนเข้าทำงานในออฟฟิศ การจัดตารางการทำความสะอาดพื้นผิวและอุปกรณ์สำนักงานของออฟฟิศเป็นรอบๆ ที่ชัดเจน การใช้อุปกรณ์ฆ่าเชื้อแบบใช้รังสียูวี (Ultra Violet) เป็นครั้งคราว การเปลี่ยนฟอกอากาศและเปลี่ยนฟิลเตอร์เครื่องปรับอากาศ (HVAC system) รวมไปถึงการปรับเปลี่ยนอุปกรณ์สำนักงานที่พนักงานมีโอกาสสัมผัสต่อๆ กันได้บ่อย เช่น มือจับประตู ก๊อกน้ำ และอุปกรณ์เปิดปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่นๆ ให้เป็นระบบไร้การสัมผัสหรือสร้างให้เกิดการสัมผัสให้น้อยที่สุด ผู้เชี่ยวชาญในด้านการออกแบบภายในออฟฟิศสำหรับโรงพยาบาลได้ให้คำแนะนำเราให้ด้านการจัดผังออฟฟิศแบบใหม่ว่า 


“ให้คิดเปรียบเสมือนเป็นการจัดผังทางเดินให้กับหมอและพยาบาล ซึ่งต้องทำงานแข่งกับเวลาที่เร่งรีบและมีค่า ดังนั้นทางสัญจรในออฟฟิศไม่ควรวุ่นวายและวกวน แต่เป็นการออกแบบให้เดินทางจากจุด A ไปจุด B ให้ได้อย่างเร็วที่สุด เป็นเส้นตรงที่สุด และสั้นที่สุด โดยที่ในแต่ละก้าวที่ไปจะต้องทำให้เกิดการสัมผัสพื้นผิวต่างๆ ให้ได้น้อยที่สุด”
 

6. : Office-Hospital planning
ที่มา : Post-pandemic offices. Source: Unispace.

 

แล้วการเจอหน้ากันระหว่างผู้ร่วมงานในชีวิตประจำวันยังจำเป็นอยู่ไหม?

มาถึงจุดนี้ทำให้เราตั้งข้อสงสัยว่า ‘ถ้าเราจำเป็นต้องจำกัดเวลาอยู่ในออฟฟิศให้ได้สั้นที่สุด แต่จะต้องทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย การพบปะเพื่อนร่วมงานยังจำเป็นอยู่อีกไหม?’ คำตอบคือ ‘มนุษย์เป็นสัตว์สังคม’ มนุษย์มีพัฒนาการที่เร็วกว่าสัตว์จำพวกอื่นเนื่องจากสามารถสร้างการสื่อสารที่แลกเปลี่ยนความรู้และความคิดกันได้ ทำให้มนุษย์พัฒนาไปไกลกว่าสัตว์จำพวกอื่นมาก ดังนั้นตราบใดที่พนักงานออฟฟิศยังสามารถแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการผ่านช่องทางออนไลน์หรือบนพื้นที่จริงก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดในช่วงโควิด-19 แพร่ระบาดนี้คือ ออฟฟิศจะมีการจัดการเรื่องการปฏิสัมพันธ์ของคนในออฟฟิศอย่างไร โดยหลักเกณฑ์ความสำคัญอยู่ที่การสร้างให้เกิดความรู้สึกปลอดภัยและสุขอนามัยที่ดีแก่พนักงานให้ได้มากที่สุด
 

แน่นอนว่าเทคโนโลยีจะไม่จากเราไปไหน แต่การบาลานซ์สุขอนามัยกับ sense of place ช่างยากเย็น

การทำงานในรูปแบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมผ่านแพลทฟอร์มต่างๆ หรือการส่งงานไปมาผ่านระบบคลาวน์ (Cloud Server) หรืออีเมลจะไม่จากเราไปไหนนับตั้งแต่นี้เป็นต้นไปเป็นแน่แท้ แต่การมีออฟฟิศแบบ open-plan ขนาดใหญ่ยังจำเป็นอยู่ไหม หรือออฟฟิศควรลดขนาดลงและปรับเปลี่ยนระบบโต๊ะทำงานเป็นแบบหมุนเวียนโต๊ะได้ถึงจะดี (hot seats) 

การตัดสินใจเรื่องเหล่านี้ต้องขึ้นอยู่กับ ‘ความสามารถในการบริหารจัดการของแต่ละองค์กร’ ที่จะต้องประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในออฟฟิศว่าจะสามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้มีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ทดแทนการทำงานแบบเห็นหน้ากันได้มากน้อยแค่ไหน 

ออฟฟิศรุ่นใหม่ควรจะออกแบบให้พื้นที่ของตนมีความสามารถในการยืดหยุ่นจัดการได้ มีพื้นที่ที่แบ่งเป็นโซนย่อยเพื่อจัดการประชุม มีพื้นที่ที่พนักงานสามารถสร้างความเป็นส่วนตัว ไม่ว่าพื้นที่เล็กๆ นั้นจะถูกออกแบบให้เป็นพื้นที่เก็บของของแต่ละคนหรือเป็นพื้นที่ประชุมส่วนตัวก็ตาม 

เพราะท้ายที่สุดแล้วการที่พนักงานจะอยู่กับองค์กรต่อไปได้นานก็เนื่องจากองค์กรนั้นๆ สร้างให้เกิดความผูกพันธ์กับพื้นที่ (sense of place) หรือไม่ก็เพื่อนร่วมงาน ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

เรียบเรียงโดย  ศุภาศัย วงศ์กุลพิศาล

บทความอ้างอิง
AD Editorial Team, “From Cubicles to Hot-Desks, Here are the Origins of the Open-Plan Office,” Archdaily, 2017,
https://www.archdaily.com/881479/understanding-the-origins-of-the-open-plan-office-space
Amy Rosen and Mike Sayre, “Navigating Your Future Workplace Post COVID-19: A Roadmap,” Work Design
Magazine, May, 2020, https://www.workdesign.com/2020/05/navigating-your-future-workplace-post-covid-19-a-roadmap/
Andrew Wallace, “The Real Reason Open Offices Won’t Go Away Any Time Soon,” Fast Company, June 23, 2020,
https://www.fastcompany.com/90519448/the-real-reason-open-offices-wont-go-away-any-time-soon
Cindy Coleman, Don Ricker, and Jane Stull, “10 Considerations for Transitioning Back to Work in a Post-COVID-
19 World,” April 20, 2020, https://www.gensler.com/research-insight/blog/10-considerations-for-transitioning-back-to-work-in-a-post
Christele Harrouk, “Architecture Post COVID-19: the Profession, the Firms, and the Individuals,” Archdaily, May,
2020, https://www.archdaily.com/939534/architecture-post-covid-19-the-profession-the-firms-and-the-individuals
Clay, Edwards, “10 Renovations to Consider before Reopening Your Office,” Work Design Magazine, June 10,
2020, https://www.workdesign.com/2020/06/10-renovations-to-consider-for-healthy-return-to-work/
Clayton Whitman, “A Look into the Workplace Post-COVID-19: the ‘Anti-Office’,” Work Design Magazine, June 06,
2020, https://www.workdesign.com/2020/06/a-look-into-the-workplace-post-covid-19-the-anti-office/
Jessica Mudditt, “Pandemic-Proofing Offices Could Involve Short-Term Fixes, New Working Patterns and Long-
Term Design Upgrades that Put Hygiene at the Heart of Workplace Planning,” BBC, May 15, 2020, https://www.bbc.com/worklife/article/20200514-how-the-post-pandemic-office-will-change
Sarah Gibbens, “Goodbye to Open Office spaces? How Experts are Rethinking the Workplace,” National
Geographic, April 30, 2020, https://www.nationalgeographic.com/science/2020/04/will-coronavirus-end-the-open-office-floor-plan/
“This is One of the First Open Plan Offices and It is Brilliant,” Train Your Focus, March 16, 2019,
https://www.trainyourfocus.com/focus-at-work/this-is-one-of-the-first-open-plan-offices-and-it-is-brilliant/
Wikipedia, s.v. “Open Plan,” last modified May 28, 2020, 06:22 (UTC), https://en.wikipedia.org/wiki/Open_plan

 

Category Tags
Design & Creativity
Share this Article !